二、        申請閱覽、抄錄或複製本校檔案者，應填具「國立交通大學檔案閱覽抄錄複製申請書」，以書面載明下列事項：

（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。

（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係法定代理者，應敘明其關係；如係意定代理者，並應提出委任書（附件3）。

（三）申請項目。

（四）檔案名稱或內容要旨。

（五）檔號或收發文字號。

（六）申請目的。

（七）申請日期。

（八）本校之檔案應用，以提供複製品為原則，有使用檔案原件之必要者，載明其事由。

三、        本校受理申請閱覽、抄錄或複製檔案，最遲自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。申請應用程序不符或要件不備，經通知申請人補正者，應於7日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。

四、        申請人應於收受審核通知書（附件5）之日起30日內至本校應用檔案，並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡，以資準備；應用檔案時，應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件，並至指定處所為之。經檔案管理人員收驗審核通知書及身分證明文件或委任書，並填妥切結書及閱覽室使用登記表（附件6），始得進入閱覽處所，並於檔案應用簽收單（附件7）確認件數後簽收。

五、        申請人身分證明文件，於閱覽、抄錄或複製檔案期間，由本校暫時保管，俟應用完畢繳費後歸還。

六、        申請人進入閱覽處所，除筆記本外，個人物品及背包應置於寄物櫃，並應注意下列事項：

（一）禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。

（二）不得破壞環境整潔。

（三）經申請人於檔案應用簽收單簽名後，將檔案交付申請人使用。

（四）抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。

（五）未經服務人員允許，禁止擅自接用電源；未經申請核准，不得擅自錄影(音)、攝影。

（六）本校提供之應用器材應妥慎維護，不得破壞，違反者，依法應負損害賠償責任。

（七）如有必要離開閱覽處所者，應將檔案交由檔管人員保管；應用影像系統者，應完成登出作業。

七、        申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，不得有下列行為：

（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

（二）拆散已裝訂完成之檔案。

（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

八、        申請人有前二點所列情形，本校得停止其應用及記錄之，並依有關法令規定處理。若其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。

九、        申請應用之檔案，不得攜出指定閱覽處所，並應當日歸還，如未能於當日應用完畢者，檔管人員應先於檔案應用簽收單上註記應用情形後，先辦理還卷，並與申請人約定日期，另日再行調閱應用。

十、        申請人於檔案應用完畢歸還後，應依檔案管理局所訂檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件8)向本校出納組繳納費用。前項之收費，本校出納組將開立收據，申請人憑收據向檔管人員領取檔案複製品及身分證明文件。

十一、        本校開放應用檔案時間為星期一至星期五，上午9時至下午4時，不包括例假日及國定假日，有其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。

十二、        如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。

十三、        本注意事項如有未盡事宜，得隨時修訂之。