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一、
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申請應用檔案，應詳閱本須知，並至本校公文目錄查詢網，查詢檔案名稱及檔號後，依
作業程序詳填申請書(附件 1)，並簽署切結書（附件 2） ，親自送持或書面通訊方式送達
本校。
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二、
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申請閱覽、抄錄或複製本校檔案者，應填具「國立交通大學檔案閱覽抄錄複製申請書」，
以書面載明下列事項：
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係法
定代理者，應敘明其關係；如係意定代理者，並應提出委任書（附件 3）。
（三）申請項目。
（四）檔案名稱或內容要旨。
（五）檔號或收發文字號。
（六）申請目的。
（七）申請日期。
（八）本校之檔案應用，以提供複製品為原則，有使用檔案原件之必要者，載明其事由。
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三、
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本校受理申請閱覽、抄錄或複製檔案，最遲自受理之日起 30 日內，以書面通知申請人
審核結果。申請應用程序不符或要件不備，經通知申請人補正者，應於 7 日內補正；屆
期不補正或不能補正者，得駁回其申請。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。
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四、
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申請人應於收受審核通知書（附件 5）之日起 30 日內至本校應用檔案，並預先與檔案
管理單位承辦人員聯絡，以資準備；應用檔案時，應出示審核通知書及備有本人照片之
身分證明文件，並至指定處所為之。經檔案管理人員收驗審核通知書及身分證明文件或
委任書，並填妥切結書及閱覽室使用登記表（附件 6），始得進入閱覽處所，並於檔案應
用簽收單（附件 7）確認件數後簽收。
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五、
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申請人身分證明文件，於閱覽、抄錄或複製檔案期間，由本校暫時保管，俟應用完畢繳
費後歸還。
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六、
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申請人進入閱覽處所，除筆記本外，個人物品及背包應置於寄物櫃，並應注意下列事項：
（一）禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。
（二）不得破壞環境整潔。
（三）經申請人於檔案應用簽收單簽名後，將檔案交付申請人使用。
（四）抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
（五）未經服務人員允許，禁止擅自接用電源；未經申請核准，不得擅自錄影(音)、攝影。
（六）提供之應用器材應妥慎維護，不得破壞，違反者，依法應負損害賠償責任。
（七）如有必要離開閱覽處所者，應將檔案交由檔管人員保管；應用影像系統者，應完成登出作業。
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七、
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申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，不得有下列行為：
（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
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八、
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申請人有前二點所列情形，本校得停止其應用及記錄之，並依有關法令規定處理。若其
涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
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九、
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請應用之檔案，不得攜出指定閱覽處所，並應當日歸還，如未能於當日應用完畢者，
檔管人員應先於檔案應用簽收單上註記應用情形後，先辦理還卷，並與申請人約定日期，
另日再行調閱應用。
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十、
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申請人於檔案應用完畢歸還後，應依檔案管理局所訂檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件
8)向本校出納組繳納費用。
前項之收費，本校出納組將開立收據，申請人憑收據向檔管人員領取檔案複製品及身分證
明文件。
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十一、
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本校開放應用檔案時間為星期一至星期五，上午 9 時至下午 4 時，不包括例假日及國
定假日，有其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。
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十二、
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如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經
許可後始得為之。
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十三、
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本注意事項如有未盡事宜，得隨時修訂之。
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